Integritetspolicy

Vilka vi är

Karlstad Allmänna Schacksällskap är en ideell förening som driver schackverksamhet fysiskt och online.

Våra medlemmars, sponsorers och andra intressenters integritet är viktig för oss. Här beskriver vi hur vi samlar in, använder och lagrar personuppgifter och vilka rättigheter du har gällande dem.

Du kan kontakta oss i frågor som avser behandling av personuppgifter enligt direktiv 95/46/EG (allmän dataskyddsförordning):

Organisationsnummer: 8732 0230 75

Adress: Sundbergsgatan 12 b, 652 19  Karlstad

E-post till föreningens sekreterare: karlstad.schacksallskap@gmail.com

Vilka personuppgifter vi samlar in och varför

De personuppgifter som vi samlar in/får tillgång till kan till exempel innehålla namn, adress, e-postadress, telefonnummer, födelsedatum, personnummer, ip-adress och bankkontouppgifter.

Personuppgifter som namn, Fide-id/medlems-id, mail och eventuellt telefon samlas in i syfte att registrera och/eller kommunicera med turneringsdeltagare.

Fler uppgifter som adress, personnummer och bankkontouppgifter samlas in endast med ditt godkännande. Detta är i syfte att vi ska kunna betala ut priser, och kunna informera Skatteverket om pristagare enligt Svensk lagstiftning.

Vi använder inte dina personuppgifter för marknadsföring, profilering, försäljning eller automatiserad behandling. Däremot kan det hända att vi skickar informationsbrev om vi anser nödvändigt i syfte att informera deltagare om eventuella ändringar. Informationsbrev riktas till turneringsdeltagare.

Publicering av bilder

Publicering av bilder på vår domän karlstadopen.se kan ske i syfte att informera om turneringens verksamhet. Det sker i så fall endast med ditt medgivande. Vi publicerar aldrig bilder på juniorer utan föräldrars medgivande.

Lagring av personuppgifter

Vi sparar dina uppgifter så länge som krävs för att fullfölja våra skyldigheter eller så länge som vi enligt lag är skyldiga att göra det. Vi vidtar nödvändiga åtgärder för att garantera säkerheten, integriteten och konfidensen av dina personuppgifter. Vi lagrar inte personuppgifter längre än nödvändigt, och aldrig längre än de riktlinjer som gäller i dataskyddsförordningen.

Tredje parters tillgång till personuppgifter

Hosting-leverantör

Vår hosting-leverantör (misshosting.se), har tillgång till vissa uppgifter om vår hemsida och vad som lagras där, men då endast i syfte för administrativa åtgärder, tex reparation eller backup. Personuppgifter lagras i en krypterad databas och raderas per automatik inom maximalt 24 månader.

Google

Vi använder Google´s molntjänst Gmail för att svara på frågor, och ibland överföra information. Där kan tillfälligt lagras personuppgifter som namn, email-adress och Fide-id/medlems-id. Mail med personuppgifter raderas efter att ha fyllt sin funktion, men maximalt inom 24 månader. Känsliga uppgifter som personnummer lagras ej via epost.

Microsoft

Vi använder Microsofts tjänst OneDrive för att lagra namn och mail till turneringsdeltagare. Endast turneringsadministratörer har tillgång till dessa uppgifter. Uppgifterna raderas när turneringen är färdigspelad och alla utbetalningar i samband med turneringen är gjorda och har bekräftats, maximalt inom 12 månader.

Sveriges Schackförbunds medlemssystem

Turneringsdeltagare registreras i Sveriges Schackförbunds medlemsystem som går att navigera till via SSF:s officiella hemsida https://schack.se/. SSF ansvarar för detta system. Vi har via detta system inte tillgång till några personuppgifter längre tillbaka i tiden än maximalt 24 månader.

Elite Stadshotellet

Under turneringen Karlstad Open samarbetar vi med hotell som står för deltagarlogi och spellokal. Uppgifter som hotellet eventuellt behöver för att genomföra bokningar (tex namn och mail för att verifiera att du är registrerad spelare) kan komma att skickas vidare till hotellet.

Du hittar information om hur Elite Stadshotellet hanterar personuppgifter här:

https://www.elite.se/villkor/personuppgifts–och-integritetpolicy/

Skatteverket, webbformulär för pristagare

Vinnare av turneringspriser över en viss summa i Karlstad Open behöver fylla i ett icke-publikt, skyddat webbformulär, för att vi ska kunna betala ut prispengar. Webbformuläret innehåller uppgifter som vi är skyldiga enligt lag att meddela Skatteverket. Detta är namn, personnummer, fullständig adress, telefon och mail. Kontonummer behöver också anges så vi kan överföra summan till rätt mottagare.

Personuppgifter från webbformuläret lagras i en krypterad databas. Informationen sparas ej längre än nödvändigt och raderas per automatik inom 24 månader.

Du hittar information om hur skatteverket behandlar personuppgifter här:

https://www.skatteverket.se/omoss/varverksamhet/behandlingavpersonuppgifter.4.18e1b10334ebe8bc80005971.html

Efterlevnadspolicy

Samtliga leverantörer och parter ovan är skyldiga att följa och leva upp till dataskyddsförordningens krav, och gör så vitt vi vet detta. Alla parter är skyldiga att inte föra personuppgifter utanför EU eller EES.

Dina rättigheter

Du har många rättigheter gällande dina egna uppgifter, bland annat rätt att få veta vilka personuppgifter som finns sparade om dig, rätt att få dem rättade eller raderade samt invända mot behandlingen av dem. Vi får dock behandla dina personuppgifter när det krävs enligt lagstiftning.

Om du vill få mer information om behandlingen av dina personuppgifter eller utöva dina rättigheter enligt ovan, kontakta oss på karlstad.schacksallskap@gmail.com.

Vi svarar på din begäran så snart som möjligt, senast inom en månad. Du har även rätt att inge klagomål gällande behandlingen av dina personuppgifter hos ansvarig tillsynsmyndighet, i Sverige Integritetsskyddsmyndigheten.

Personuppgiftsincident

Vid en personuppgiftsincident ska vi utan onödigt dröjsmål göra en anmälan till tillsynsmyndigheten, i Sverige Integritetsskyddsmyndigheten, inom 72 timmar efter att ha blivit medveten om incidenten.